負荷を分散する

フィリッパ ピアソン グレイズ、ウェスト ミッドランズ、イギリス

複数のリーダー間で作業負荷を共有できると、LLL グループの管理が容易になります。しかし、あなたが孤独なリーダーの場合はどうなるでしょうか?グループの責任の中にはリーダーのみが行うものもありますが、グループ内の保護者と共有できる仕事は他にもたくさんあります。 リーダーハンドブック これを解決するための優れたリソースです。母親にアプローチする方法、個人と適切な仕事をマッチングする方法、グループの従業員が仕事を始めるのを助ける方法を提案しています。

「グループジョブ」セクション リーダーハンドブック、LLLI、2018 年は次のように示唆しています。

  • 潜在的な候補者に個別にアプローチします。多くの人は、あなたが彼らにそのような役割を依頼することを考えていたことに喜ぶでしょう。
  • グループに一般的な発表を行い、誰が前進するかを確認します。自分のことを前に出すことに消極的で、具体的に尋ねると「はい」と答える可能性が高い人もいるかもしれません。ただし、あなたが依頼しようとは思わなかったような適切な候補者が見つかる可能性があります。
  • これらのアプローチを組み合わせて使用します。グループにアナウンスし、誰も自発的に参加しない場合は、参加者に個別にアプローチします。
  • また、候補者になりそうな人にアプローチして、その仕事をグループに発表することを知らせ、最初に考える時間を与えてもらうこともできます。
  • 複数の求人がある場合は、評価会議でグループの「ジョブフェア」を開催できます。ポスターサイズのヘルプ募集広告や仕事の説明を作成できます。仕事が楽しそうであれば、グループのメンバーは喜んで手伝います。
  • 個人とグループの仕事をマッチングすることを考えてください。彼らがすでにどのようなスキルや経験を持っているか、そして何を学びたいかを尋ねてください。
  • ボランティアは、おそらく 1 回の一連のミーティングだけなど、短期的な取り組みから始める準備ができているかもしれません。その時間が終了したら、継続について尋ねることができます。
  • 完全な仕事の説明を提供すると、ボランティアがグループの仕事を引き受ける際に役立ちます。
  • 評価会議を開催する場合は、グループ コーディネーターに活動の報告を依頼し、改善のためのアイデアのブレインストーミングに招待します。グループ コーディネーターが提案するので、時々職務内容を再評価し、新しいアイデアを組み込むことができます。共同リーダーやコーディネーターが複数いる場合は、リーダーとグループ コーディネーターがペアになってお互いをサポートし、責任がどのように果たされているかを追跡できます。
  • グループ コーディネーターのチームを奨励します。彼らの熱意はグループの円滑な運営にとって重要です。前向きな姿勢を維持してください。あなたの熱意は伝染します。
  • 一連の会議に出席し、LLL に貢献したいと考えている各個人にグループの仕事を提供します。熱意を活かして参加してください。現在求人が埋まっている場合は、できるだけ多くの参加者がグループの運営に参加できるよう、ジョブシェアリングを検討してください。
  • 個々のスキルをグループのニーズに合わせられるように、各出席者を知るよう努めてください。
  • ボランティアに、どの程度の責任を負えば快適に感じるかを尋ねてください。彼らができることは何でもあなたに感謝されていることを彼らに知らせてください。自分にとって正しいと感じる制限を尊重し、家族を第一に考えるよう奨励します。
  • 熱意を維持するために、評価会議でグループの仕事について話し合います。グループのメンバーにアイデアを共有するよう促します。全員がグループへの参加を楽しむことができるように、一緒に働くことの良い面について話し合い、社交の時間を設けてください。
  • グループコーディネーターに注目してください。グループの意思決定にそれらを含めます。グループ従業員の重要な貢献に感謝します。彼らの努力に感謝していることを伝えてください。 

リーダー ハンドブック また、共有できる可能性のあるグループの仕事の包括的なリストも含まれています。世界中の LLL グループが異なることが認識されています。あるグループは別のグループとは大きく異なる可能性があります。

グループ会計担当者
  • グループの金融取引を担当します。受け取ったお金の領収書を作成し、支払った領収書を保管します。
  • 手順に従って、メンバーまたは寄付者の情報をエリア/ネットワーク/DCE [ダイレクト コネクト エンティティ] に送信します。
  • エリア/ネットワーク/DCE の毎年の要求に応じて、リーダー会費およびグループ加盟料を支払います
  • 地域の金融手続きに従って、地域を通じた銀行取引および/または会計および送金を処理します。
  • グループの財務記録を保管します
  • グループ注文の準備(リーダーの署名)
  • リーダーが提出する財務報告書を完成させる
  • リーダーレビューのための年間予算を準備する

グループ会計担当者は、正確であり、細部にまで気を配る意欲を持っている必要があります。財務上の背景や簿記の経験は役に立ちますが、必須ではありません。

グループ図書館員
  • シリーズ ミーティングで表示するグループ ライブラリを設定します。
  • 参加者が自分のニーズに合った本を見つけてチェックできるようにします
  • 書籍の発行部数を追跡し、延滞した書籍をフォローアップします。
  • グループに属するすべての書籍の在庫リストを保持します
  • 図書館用に新しい書籍を準備し、内部に LLL レビューまたは認定ステートメントを貼り付け、在庫リストに新しい書籍情報を追加します。
  • 必要に応じてグループリーダーと相談して図書館用品を購入します。払い戻しのために領収書をグループ会計担当者に提出する
  • 新しい本やディスカッションのトピックに関連する本について、会議で簡単なプレゼンテーションを行うことができます。
ホスト
  • 一連の会議の場所として自宅を提供します
  • 可能であればシリーズ中にグループ ライブラリを保存します
  • 会議時の軽食として飲み物、カップ、ナプキンを提供します
  • グループが公共の場所で集まる場合は、早めに到着して会議スペースを準備し、会議終了後の片付けを行います。
挨拶者
  • 参加者を歓迎し、持ち物の準備を手伝います
  • 新人をリーダーや他のグループメンバーに紹介します
  • ミーティングエリア、グループライブラリー、洗面所、軽食テーブルの場所を示します。
  • ネームタグをプレゼントします
  • 新規参入者にウェルカムパッケージを配布
リフレッシュメントコーディネーター
  • 参加者が毎月軽食を持ってくるように手配します
  • ミーティング時に軽食エリアを設置します
  • 軽食を注いで提供します
広報コーディネーター
  • コミュニティで会議通知を配布します
  • シリーズミーティングや特別イベントについて新聞社に問い合わせる
  • コミュニティイベント向けに LLL 資料の展示を開発します。
  • 一部のグループでは、広報コーディネーターがあなたの指導を受けて、コミュニティ内で LLL の知名度を高める責任を負います。
グループニュースレター編集者
  • リーダーと協力してニュースレターを作成し、グループメンバーに配布します
  • ニュースレターのコピーをエリア担当者 (リーダー サポート チーム/リーダーのエリア コーディネーター) に送信し、レビュー コメントに返信します。
掲示板/スクラップブック/Facebookページコーディネーター
  • 会議の議題や発表に関するポスターや資料の展示を企画します。
  • グループのスクラップブックやフォトアルバムを管理します
  • 展示ガイドラインに準拠して、コミュニティイベントの展示に関して広報コーディネーターと協力します。 (リーダーは、コミュニティ イベントで LLL を代表して常に出席する必要があります。)
  • Facebook ページコーディネーターは次のことができます。 グループのイベントや宣伝を投稿します。 LLL リンクとミームを投稿します。リーダー管理者もいる場合は管理者 (admin) になります。リーダーの助けが必要なスレッドにコメントし、協力的であり、リーダーに警告します
  • リーダー以外の者は LLL を代表して発言したり、アドバイスを提供したりしてはなりません
募金コーディネーター
  • グループの募金活動を調整する
  • 世界母乳育児週間やその他の募金イベントをコーディネートします。
秘書
  • 会議への出席状況を追跡します
  • 潜在的な参加者に今後の会議について通知する
  • サインイン シートが会議で使用できるようにする
  • グループメールの処理
  • グループ計画会議などの正式な会議の議事録を作成し、配布します。

リーダー ハンドブックの最初の章は、間もなく LLLI の Web サイトで閲覧およびダウンロードできるようになります。
複数の言語の 2003 バージョンは、現在ここから入手できます。 https://llli.org/leader-pages/leader-handbook/.

フィリッパ・ピアソン・グレイズ 2002 年からリーダーを務めており、現在は『Leader Today』の編集長を務めています。彼女は、英国で個人開業している国際委員会認定ラクテーション・コンサルタントであり、 母乳育児のサポート.