Réunions en ligne avec vidéoconférence

Annette Green, Modiin, Israël

Annette décrit une forme de conférence en ligne qu'elle a utilisée avec succès pour une série de réunions lorsqu'un de ses enfants était malade.

Lorsque ma fille avait de la fièvre, je savais que je devrais annuler la réunion mensuelle LLL que j'organise et que je dirige en tant que leader solitaire chez moi. J'étais sûr qu'il y aurait des mères déçues car j'avais eu plusieurs demandes de renseignements au sujet de la réunion. Même si ma fille était malade, elle n’avait pas besoin de mon attention constante et elle était heureuse que je puisse organiser une réunion en ligne pendant qu’elle était à la maison. À l’époque, elle avait environ cinq ans et demi et gardait encore de bons souvenirs des réunions auxquelles elle avait assisté chez nous avant d’entrer à la maternelle.

Je connaissais déjà le programme de visioconférence en ligne appelé Zoom car je l'utilise professionnellement. Zoom vous permet de voir et d'entendre les participants aux réunions en ligne. Vous pouvez partager l'écran de votre ordinateur avec les participants et enregistrer les réunions pour les regarder plus tard si vous le souhaitez. Les participants peuvent se connecter depuis un smartphone, un téléphone fixe (connexion audio uniquement), une tablette ou un ordinateur et ils peuvent choisir d'être « vus » sur les écrans des autres personnes pendant la réunion et de couper le son également. Ceci est particulièrement utile lorsque les participants ont un bruit de fond (ou que leur bébé pleure). L'hôte de la réunion a également un contrôle total sur la mise en sourdine des participants.

La partie principale de l'écran affiche celui qui parle à ce moment-là, de sorte que même avec plusieurs participants, il est facile de voir qui parle. Contrairement à une réunion en personne où des signaux non verbaux indiquent souvent qui veut dire quelque chose, il peut y avoir un peu d'interruption au début lorsque vous vous rencontrez en ligne et que plusieurs personnes essaient de parler en même temps. Lorsque les participants se connectent à la réunion, ils choisissent un nom qui sera affiché avec leur photo. Cela permet à l'hôte d'appeler facilement les participants à contribuer.

J'ai envoyé un message à la liste des participants passés et potentiels via WhatsApp (une forme de SMS via une application) à propos de la réunion avec un lien pour se connecter à la réunion. Deux mamans étaient présentes et nous avons eu une excellente discussion. Ma fille était réveillée et jouait tranquillement à la table à côté de moi et disait parfois bonjour aux bébés s'ils apparaissaient à l'écran.

La réunion s'est déroulée d'une manière très similaire à une réunion ordinaire de la série. J'ai donné un aperçu de l'histoire de LLL, une mention du modèle spécial de soutien de mère à mère dans LLL et les annonces habituelles des réunions. Nous avons fait une série de présentations, puis les mères ont eu l'occasion de poser des questions. Nous avons partagé des informations et nous nous sommes soutenus mutuellement comme nous le ferions lors d’une réunion chez moi. À un moment donné, une mère a disparu de l'écran lorsque son bébé s'est réveillé et est revenu téter à l'écran, comme on pouvait s'y attendre lors d'une véritable réunion.

Après avoir partagé mon expérience en organisant cette réunion virtuelle, une dirigeante qui vit dans une région reculée de notre pays a décidé de commencer à organiser régulièrement des réunions virtuelles comme une autre façon d'offrir son soutien aux mères en Israël. Elle a fait de la publicité dans notre groupe Facebook actif LLL Israël et sur la page Facebook de LLL Israël et a commencé les réunions en janvier de cette année. Des mères sont venues de tout le pays, ainsi que des Israéliens vivant à l'étranger.

Pour le moment, les réunions sont des réunions générales LLL. Nous avons discuté de futures réunions avec des thèmes ou des sujets particuliers afin de rendre les réunions encore plus pertinentes pour les mères.

Avantages des réunions en ligne

Pour les dirigeants :

• Vous n'avez pas besoin de quitter votre maison !
• Vous n'avez même pas besoin de vous habiller !
• Pas de temps de trajet. Ceci est particulièrement important pour les dirigeants qui vivent dans des régions éloignées.
• Aucun lieu de rendez-vous à organiser
• Pas de collations à acheter/préparer
• Aucune frontière géographique. Les mères parlant hébreu qui ne résident pas actuellement en Israël ont rejoint nos réunions en ligne.
• Une excellente solution pour les candidats Leader potentiels qui ne peuvent pas assister aux réunions, y compris les candidats isolés.
• Vous pouvez facilement solliciter des dons en envoyant un lien vers une page de dons en ligne pour votre groupe.
• Les conférences en ligne sont devenues un moyen populaire pour les coordinateurs de zone (AC) et les coordinateurs de district (DC) en Israël de tenir des réunions, car nous sommes très dispersés géographiquement.

Pour les mamans :

• Ils n'ont pas besoin de quitter la maison !
• Ils n'ont même pas besoin de s'habiller !
• Pas de temps de trajet. Particulièrement pertinent pour les mères vivant dans des régions éloignées ou sans réunion locale.
• Pas besoin de réveiller un bébé pour aller à une réunion.
• Les mères qui viennent d'accoucher peuvent assister à une réunion en ligne lorsqu'elles ne se sentent pas prêtes à quitter la maison avec bébé, ou même lorsqu'elles sont encore à l'hôpital.

Les défis des réunions en ligne

• Ayez un plan de secours ! Les réunions en ligne dépendent de vitesses Internet rapides. Avoir un plan de secours en place si vous rencontrez des problèmes de connexion Internet vous aide à reporter ou à annuler une réunion à la dernière minute, ou même une fois que vous avez commencé.
• Planifier à l'avance. Décidez à l’avance de la manière dont vous gérerez la communication avec les mères/mères potentielles, comme pour les réunions réelles.
• Prévoyez du temps de mise en place. Un temps supplémentaire peut être nécessaire au début de la réunion pour les mères utilisant le logiciel pour la première fois pour se connecter et résoudre tout problème technique comme la connexion des microphones ou l'activation du son ou de la vidéo.
• La publicité d'une réunion en ligne, le suivi des anciens participants et les autres aspects logistiques qui entourent toute réunion restent des défis à relever. Lorsque vous planifiez une réunion en ligne, tenez-en compte et, si possible, essayez d'impliquer plusieurs dirigeants afin de pouvoir partager les responsabilités.

Zoom est un choix pour les conférences Web. Il propose un forfait gratuit (avec certaines restrictions, par exemple la durée de la réunion) ou propose des forfaits payants à partir de $14,99 par mois.

Lectures complémentaires

Efrat Burman, Une réunion LLL en ligne via Facebook, Leader Today, juillet 2018

Annette Vert est née et a grandi en Australie mais a déménagé en Israël il y a 20 ans. Elle a deux filles et est leader depuis 2004. Actuellement, elle est la seule leader d'un groupe à Modi'in, en Israël. Elle est rédactrice en chef de Leader Today. Annette possède sa propre clinique de santé holistique qui aide les femmes confrontées à des problèmes de fertilité, de grossesse et de ménopause.