Directives générales des comités du conseil d'administration de LLLI

Tous les comités permanents et spéciaux, les groupes de travail et les équipes de LLLI

  • sont en cours à moins qu'ils ne soient dissous par le conseil d'administration de LLLI, à la discrétion du conseil
  • avoir une commission et des fonctions claires qui ont été approuvées par le conseil et sont incluses dans le Politiques et règles permanentes de LLL (PSR)
  • avoir au moins trois membres
  • avoir un agent de liaison nommé par le directeur général en consultation avec le ou les présidents du comité
  • se réunir au besoin tout au long de l'année
  • peut être présidé par un membre du Conseil ou un non-membre du Conseil. Si le président n'est pas membre du conseil, le comité a un agent de liaison nommé par le ou les présidents du conseil.
  • puis-je avoir ex officio membres, comme les agents de liaison et les présidents d'autres comités. Ex officio les membres du comité siègent au comité parce qu'ils occupent un poste pertinent au travail du comité.
  • avoir de nouveaux présidents et membres de comité nommés immédiatement après la session annuelle du conseil d'administration de LLLI, sauf indication contraire dans la commission et les fonctions du comité
  • rechercher un corps diversifié de membres du comité conformément à la politique d'inclusion de LLLI et au code de conduite
  • accepter comme membres LLL Leaders qui sont en règle avec leurs domaines et DCE et les membres non-leaders qui apportent les compétences nécessaires et des contributions positives au travail du comité. Il incombe au(x) président(s) du conseil d'administration de contacter les domaines ou DCE des membres potentiels du comité pour s'assurer qu'ils sont en règle avec toutes les entités auxquelles ils sont connectés.
  • respecter la Accessibilité et sensibilité culturelle (Traduction LLLI) politique
  • faire des recommandations au conseil d'administration de LLLI et demander l'approbation du conseil d'administration de LLLI pour tout programme ou projet nouveau ou révisé, ou rendre compte directement au directeur général, qui peut aider à soumettre toute recommandation de programme/projet nouveau ou révisé au conseil d'administration de LLLI pour approbation
  • utiliser le consensus pour faire une recommandation au conseil ou, au besoin, un vote affirmatif – électronique ou en personne – de la majorité des membres du comité présents à la réunion ou participant au vote électronique dans les délais impartis.
  • lors de la présentation de la recommandation au conseil d'administration de LLLI, les présidents de comité signalent toute opinion dissidente du comité.
  • rendre compte régulièrement au conseil d'administration ou au directeur général, à la demande du ou des présidents du conseil d'administration de LLLI. Au minimum, ils fournissent un rapport au moment de la session annuelle.

Les membres de tout comité permanent ou spécial, groupe de travail ou équipe de LLLI sont susceptibles d'être démis de leurs fonctions au sein du comité, dans le cadre des paramètres du processus de résolution des plaintes. Voir notamment Processus de résolution des plaintes, puce 6.

Une majorité de tout comité constitue le quorum nécessaire pour faire une recommandation formelle.

Aucun membre du conseil d'administration de LLLI n'occupe la présidence ou la coprésidence de plus de deux comités permanents ou spéciaux, groupes de travail ou équipes en même temps.

Les présidents du conseil d'administration de LLLI sont ex officio membres de tous les comités, mais ne votent pas.

Les non-membres du conseil d'administration siègent à au plus deux comités, groupes de travail ou équipes permanents ou spéciaux. Faire partie d'un groupe de travail ou d'autres équipes associées à un comité assigné ne compte pas dans la limite de deux.

Les dirigeants ne siègent pas à la fois aux comités LLLI et au comité des dirigeants mondiaux (GLC) lorsque cela pourrait entraîner un conflit d'intérêts tel que défini par le Conflit d'intérêt politique ou tel que déterminé par les membres du GLC.

présidents de commissions, ex officio les participants et les membres du conseil reconnaissent le statut spécial et la perception du déséquilibre de pouvoir de leur rôle au sein de tout comité. Ils prennent soin d'entendre et de reconnaître toutes les voix au sein du comité, en particulier les voix des nouveaux membres du comité.

COMITÉS SPÉCIAUX et GROUPES DE TRAVAIL
  • sont établis dans un but précis et limité
  • sont créés par résolution du Conseil d'administration en fonction des besoins et sont limités dans leur durée
  • poursuivre leur travail jusqu'à ce que le président du comité et le conseil conviennent que leur objectif est atteint. On ne s'attend généralement pas à ce qu'elles se poursuivent après la prochaine session annuelle.

Si un comité spécial ou un groupe de travail n'a pas terminé sa commission avant la session annuelle, en consultation avec le président du comité, le conseil peut choisir de prolonger le mandat pour une période définie ne dépassant pas un an.

RESPONSABILITÉ DU (DES) PRÉSIDENT(S) DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE LLLI

Le(s) président(s) du conseil d'administration de LLLI

  • nommer les présidents des comités avec l'approbation de l'ensemble du conseil
  • nommer des agents de liaison avec le conseil d'administration, au besoin
  • approuver les membres du comité en consultation avec le(s) président(s) du comité conformément à la commission du comité et à la présente politique
  • assure(nt) la supervision et la cohérence entre les comités ex officio membre(s) de tous les comités du conseil d'administration de LLLI mais n'est (ne sont) pas compté(s) dans le nombre minimum de membres ou le nombre maximum de membres du conseil requis
  • fixe(nt) les exigences en matière de rapports pour les comités.
RESPONSABILITÉ DU LLLI ED ET DU PERSONNEL

Le LLLI ED

  • Nomme un agent de liaison pour chaque comité, en consultation avec le(s) président(s) du conseil d'administration de LLLI et le président de chaque comité
  • Oriente le personnel quant à son rôle en tant que liaisons du comité
  • Communique avec les présidents des comités et des groupes de travail concernant toute question relative au travail du personnel pour les comités.
RESPONSABILITÉ DU (DES) PRÉSIDENT(S) DU COMITÉ

Les présidents du comité

  • sélectionner les membres du comité en consultation avec le(s) président(s) du conseil. Les membres sont sélectionnés en fonction des connaissances, des compétences et de l'expérience pertinentes à la commission et aux fonctions du comité
  • travailler en étroite collaboration et communiquer de manière cohérente avec leurs agents de liaison, rechercher des informations auprès de l'agent de liaison pour fixer des objectifs conformes au plan stratégique de LLLI et tenir l'agent de liaison pleinement informé des activités et des progrès du comité
  • chercher à avoir une composition de comité aussi diversifiée et aussi représentative que possible de tous les DCE
  • respecter la Accessibilité et sensibilité culturelle (Traduction LLLI) politique
  • diriger et organiser les réunions du comité, en utilisant le protocole et les procédures appropriés du comité
  • diriger leurs comités dans la formulation de recommandations et de décisions
  • créer et superviser les sous-comités pertinents avec l'approbation du ou des présidents du conseil
  • sont ex officio les membres des sous-commissions de leur commission
  • rédiger leurs rapports de comité, avec la contribution des membres du comité et du personnel de liaison
  • reconnaître toute perception de déséquilibre de pouvoir qui peut exister au sein du comité
  • veillez à entendre et à reconnaître toutes les voix au sein du comité, en particulier les voix des nouveaux membres du comité

RESPONSABILITÉ DE LIAISON AVEC LE CONSEIL

Lorsque le président d'un comité du conseil n'est pas un membre actuel du conseil de LLLI, le ou les présidents et vice-présidents du conseil de LLLI, avec l'approbation du conseil, nomment un membre actuel du conseil qui a accepté de siéger au comité pour agir en tant que membre du conseil. Liaison avec le comité.

En plus de ses responsabilités habituelles en tant que membre d'un comité, l'agent de liaison du conseil est chargé de maintenir des voies de communication claires et fréquentes entre le comité et le conseil en

  • soumettre les questions du Conseil au comité et vice versa
  • clarifier les points de confusion entre le conseil et le comité
  • présenter les rapports requis au conseil
  • présenter les motions du comité aux réunions du conseil
  • surveiller les progrès du comité dans l'accomplissement des tâches de son plan stratégique.

RESPONSABILITÉ DU PERSONNEL DE LIAISON

L'agent de liaison

  • communique directement avec le président du comité à moins que le président du comité ne demande que l'agent de liaison communique directement avec les membres du comité ou d'autres personnes
  • adresse d'abord les questions ou les frustrations au président du comité plutôt qu'au directeur général, en s'efforçant de répondre aux préoccupations ensemble
  • informe le président du comité dès que possible lorsqu'il est incapable de fournir de l'aide, des informations ou de répondre autrement aux demandes du président du comité
  • agit à titre de ressource auprès du comité
  • fournit les informations nécessaires et opportunes au président du comité sur demande. Exemples : documents de référence, perspective historique connexe (par exemple, expérience passée de LLLI), statistiques connexes, informations ou ramifications financières, recherche ou collecte d'informations, détails techniques de diverses tâches pertinentes pour le fonctionnement quotidien de LLLI
  • fournit des avis opportuns au président du comité en fonction du point de vue ou de l'expérience du personnel. Exemples : faisabilité des idées/projets, suggestions sur la façon dont le comité pourrait travailler avec un autre comité, estimations des coûts, évaluation continue des progrès du comité, remue-méninges
  • fournit l'aide du personnel en temps opportun pour aider à mener à bien le travail du comité
  • conseille le président du comité sur les problèmes et les procédures, aidant à clarifier les zones de confusion
  • participe aux réunions du comité lorsque cela est possible, mais ne vote pas. Les opinions des agents de liaison sont soigneusement examinées et incluses dans les rapports
  • tient le président du comité au courant des événements au LLLI, des sujets d'intérêt et des commentaires du personnel utiles au comité
  • connaît bien le plan stratégique à long terme de LLLI et la façon dont le travail du comité s'inscrit dans le plan et l'améliore.

RESPONSABILITÉ DES MEMBRES DU COMITÉ

Membres de commissions

  • servir un mandat de la durée stipulée dans la commission du comité. Si aucune durée de mandat n'est stipulée dans la commission du comité, la durée du mandat est d'un an. Les mandats sont renouvelables avec l'approbation du président du comité et du ou des présidents du conseil d'administration de LLLI
  • apporter des perspectives et des exemples pertinents de leur DCE, tout en gardant une vision organisationnelle pour le bien du LLL
  • s'efforcent d'assister à toutes les réunions de leurs comités et de participer aux discussions en ligne des comités
  • comprendre et respecter les règles de confidentialité et toute politique pertinente au travail du comité
  • démissionner du comité s'ils ne sont pas en mesure de remplir leurs obligations de participation régulière
  • se récuser des discussions qui présentent un conflit d'intérêts pour eux [Politique sur les conflits d'intérêts] ou dans lesquelles il existe des circonstances qui les empêchent d'être impartiaux
  • aider les autres membres du comité à reconnaître quand ils pourraient avoir un conflit d'intérêts ou des circonstances affectant leur capacité à être impartial dans la prise de décisions du comité
  • en cas de congé de plus de trois mois, alerter le président du comité qui pourra alors choisir un membre suppléant du comité qui représente une voix similaire

(92 octobre, 19 mars, mars 2023)