Reuniones en línea con videoconferencia

Annette Green, Modi'in, Israel

Annette describe una forma de conferencia en línea que utilizó con éxito para una reunión de serie cuando uno de sus hijos estaba enfermo.

Cuando mi hija tenía fiebre, supe que tendría que cancelar la reunión mensual de LLL que organizo y dirijo como líder solitaria en mi casa. Estaba segura de que habría madres decepcionadas, ya que había recibido varias preguntas sobre la reunión. Aunque mi hija estaba enferma, no necesitaba mi atención constante y estaba feliz de que yo pudiera organizar una reunión en línea mientras ella estaba en casa. En ese momento ella tenía unos cinco años y medio y todavía guardaba buenos recuerdos de las reuniones a las que había asistido en nuestra casa antes de comenzar el jardín de infantes.

Ya estaba familiarizado con el programa de videoconferencia online llamado Zoom porque lo uso profesionalmente. Zoom le permite ver y escuchar a los participantes en reuniones en línea. Puede compartir la pantalla de su computadora con los participantes y grabar las reuniones para verlas más tarde si lo desea. Los participantes pueden conectarse desde un smartphone, teléfono fijo (sólo conexión de audio), tablet o ordenador y pueden elegir si quieren ser “vistos” en las pantallas de otras personas durante la reunión y también silenciar el sonido. Esto es especialmente útil cuando los participantes tienen ruido de fondo (o su bebé está llorando). El anfitrión de la reunión también tiene control total sobre silenciar a los participantes.

La parte principal de la pantalla muestra quién está hablando en ese momento, por lo que incluso con varios participantes, es fácil ver quién está hablando. A diferencia de una reunión en persona donde las señales no verbales a menudo indican quién quiere decir algo, al principio puede haber un poco de interrupción cuando se reúnen en línea y más de una persona intenta hablar a la vez. Cuando los participantes inician sesión en la reunión, eligen un nombre que se mostrará con su foto. Esto facilita que el anfitrión solicite a los participantes que contribuyan.

Envié un mensaje a la lista de asistentes anteriores y potenciales a través de WhatsApp (una forma de enviar mensajes de texto a través de una aplicación) sobre la reunión con un enlace para iniciar sesión en la reunión. Asistieron dos madres y tuvimos una gran discusión. Mi hija estaba despierta y jugaba tranquilamente en la mesa de al lado y de vez en cuando saludaba a los bebés si aparecían en la pantalla.

La reunión se llevó a cabo de manera muy similar a una reunión normal de la Serie. Ofrecí algunos antecedentes sobre la historia de LLL, una mención del modelo especial de apoyo de madre a madre en LLL y los anuncios habituales de las reuniones. Hicimos una ronda de presentaciones y luego las madres tuvieron la oportunidad de hacer preguntas. Compartimos información y nos apoyamos mutuamente tal como lo haríamos en una reunión en mi casa. En un momento, una madre desapareció de la pantalla cuando su bebé se despertó y volvió a amamantar en la pantalla, tal como se esperaría durante una reunión real.

Después de compartir mi experiencia organizando esta reunión virtual, una líder que vive en una zona remota de nuestro país decidió comenzar a organizar reuniones virtuales periódicas como otra forma de ofrecer apoyo a las madres en Israel. Hizo publicidad en nuestro grupo activo de Facebook de LLL Israel y en la página de Facebook de LLL Israel y comenzó las reuniones en enero de este año. Se han unido madres de todo el país junto con algunos israelíes que viven en el extranjero.

Por el momento, las reuniones son reuniones generales de LLL. Hemos discutido reuniones futuras con temas o temas particulares como una forma de hacer que las reuniones sean aún más relevantes para las madres.

Ventajas de las reuniones online

Para líderes:

  • ¡No necesitas salir de tu casa!
  • ¡Ni siquiera necesitas vestirte!
  • Sin tiempo de viaje. Esto es especialmente importante para los Líderes que viven en lugares remotos.
  • No hay lugar de reunión para organizar
  • No hay bocadillos para comprar/preparar
  • Sin fronteras geográficas. Madres de habla hebrea que actualmente no residen en Israel se han unido a nuestras reuniones en línea.
  • Una gran solución para los potenciales Solicitantes Líderes que no pueden asistir a las reuniones, incluidos los Solicitantes aislados.
  • Puede solicitar donaciones fácilmente enviando un enlace a una página de donaciones en línea para su grupo.
  • Las conferencias en línea se han convertido en una forma popular para que los Coordinadores de Área (AC) y Coordinadores de Distrito (DC) en Israel celebren reuniones, ya que estamos muy dispersos geográficamente.

Para madres:

  • ¡No necesitan salir de casa!
  • ¡Ni siquiera necesitan vestirse!
  • Sin tiempo de viaje. Especialmente relevante para las madres en áreas remotas o sin una reunión local.
  • No es necesario despertar a un bebé para salir a una reunión.
  • Las madres que acaban de dar a luz pueden asistir a una reunión en línea cuando no se sientan preparadas para salir de casa con el bebé, o incluso mientras todavía están en el hospital.
Desafíos de las reuniones en línea
  • ¡Tenga un plan de respaldo! Las reuniones en línea dependen de velocidades rápidas de Internet. Tener un plan de respaldo en caso de que tenga problemas de conexión a Internet le ayudará a posponer o cancelar una reunión en el último momento, o incluso una vez que haya comenzado.
  • Planifique con anticipación. Decida de antemano cómo gestionará la comunicación con las madres/madres potenciales como en las reuniones de la vida real.
  • Permita tiempo de preparación. Es posible que se necesite más tiempo al comienzo de la reunión para que las madres que utilizan el software por primera vez se conecten y resuelvan cualquier problema técnico, como conectar micrófonos o encender el sonido o el video.
  • Publicitar una reunión en línea, realizar un seguimiento de los participantes anteriores y otros aspectos logísticos que rodean cualquier reunión siguen siendo desafíos por superar. Cuando esté planificando una reunión en línea, tenga esto en cuenta y, cuando sea posible, intente que más de un líder participe para poder compartir responsabilidades.

Zoom es una opción para conferencias web. Ofrece un plan gratuito (con ciertas restricciones, por ejemplo, duración de la reunión) o tiene planes pagos a partir de $14,99 por mes.

Otras lecturas

Efrat Burman, una reunión de LLL en línea a través de Facebook, Leader Today, julio de 2018

Annette Verde Nació y creció en Australia pero se mudó a Israel hace 20 años. Tiene dos hijas y ha sido líder desde 2004. Actualmente, es la única líder de un grupo en Modi'in, Israel. Es editora colaboradora de Leader Today. Annette tiene su propia clínica de salud holística que ayuda a mujeres con problemas de fertilidad, embarazo y menopausia.